○王寺町文書取扱規程
令和7年3月31日
告示第21号
王寺町文書取扱規程(平成16年3月王寺町告示第11号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 文書の収受及び配布(第8条―第12条)
第3章 文書の起案及び回議(第13条―第18条)
第4章 文書の施行(第19条―第24条)
第5章 文書の整理及び保存(第25条―第34条)
第6章 補則(第35条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、町の保有する文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な遂行を図り、もって町における公文書の公開の制度の円滑な運用に資することを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図面及びこれらを撮影したマイクロフィルム、写真並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)で、組織的に用いるものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、又は配布することを目的として発行されるもの
イ 町の図書館その他の施設等において、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(2) 収受文書 申請書等の受領した文書を、所定の手続を経て登録等を行い、受領を確認した文書をいう。
(3) 起案文書 事案の処理に関する原案(以下「起案」という。)を記載した文書をいう。
(4) 保管文書 引継ぎをするまでの間、各課の執務室内において一定期間保管する文書をいう。
(5) 保存文書 書庫内において一定期間保存する文書をいう。
(6) 引継ぎ キャビネット等に収納している前々年度分の保管文書を書庫内において保存するため、主管課が書庫へ当該保管文書を移動することをいう。
(7) 課 王寺町役場処務規則(昭和32年8月王寺町規則第2号)第2条に規定する室、センター及び課並びに会計管理者の補助組織設置規則(昭和41年12月王寺町規則第11号)第1条に規定する出納室をいう。
(8) 課長 前号の課の長をいう。
(9) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(10) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(11) 情報システム 電子計算機(ネットワーク、ハードウェア及びソフトウェア)等で構成され、種々のデータを処理するための仕組みをいう。
(12) 文書管理システム 情報システムを利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで総務課長が管理するものをいう。
(13) 財務会計システム 町の財務に関する事務の処理等を行う情報システムをいう。
(14) 庶務事務システム 職員の服務の管理、給与の支給等に関する事務の処理等を行う情報システムをいう。
(15) 電子決裁 文書管理システム、財務会計システム及び庶務管理システム(以下「各システム」という。)の電子的な方法により文書の供覧又は決裁文書の回議若しくは合議を行うことをいう。
(16) 併用決裁 起案等に係る文書の一部について電子文書とすることが困難又は不適当な場合で、紙文書と電子的な方法により回議又は合議を行うことをいう。
(17) 紙決裁 起案、承認又は決裁を行う者が各システムに登録されていない場合で、紙文書により供覧又は決裁文書の回議若しくは合議を行うことをいう。
(文書処理の原則)
第3条 事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運用を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に基づき分類しなければならない。
4 文書は、各システムにより管理するものとする。
5 文書の処理に当たっては、常に責任をもって行うとともに、その処理状況を明らかにしなければならない。
(文書統括者の職務)
第4条 文書事務を統括管理するため、文書事務統括管理者(以下「文書統括者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。
2 文書統括者は、本町における文書事務を総括し、必要があると認めるときは、各課の文書事務を随時調査し、又は報告を求め、その結果に基づいて所管課長に対し文書事務が適正に処理されるように指導するとともに、必要な措置を命ずることができる。
(文書責任者)
第5条 課長は、文書責任者として、その所管する課の文書事務を常に円滑かつ適正に処理し、管理しなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱担当)
第6条 課に文書取扱主任及び文書取扱担当を置く。
2 文書取扱主任は、係長(係長のいない場合は、あらかじめ課長が定めた職員)をもって充てる。
3 文書取扱担当は、課長が所属職員のうちから係(王寺町役場処務規則第2条に規定する内部組織の係をいう。以下同じ。)ごとに係の事務に精通している者を指名する。
4 課長は、文書取扱主任を定めたとき及び文書取扱担当を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任等の職務)
第7条 文書取扱主任は、文書責任者の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理及び保管に関すること。
(3) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 各システムの利用に関すること。
(5) 文書事務の改善指導に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理に関すること。
第2章 文書の収受及び配布
(到達した文書の取扱い)
第8条 本町に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、主管課に直接到達した文書は、当該主管課において受領することができる。
2 前項本文の規定により総務課において受領した文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 町長又は町あての文書を開封しないで、文書連絡箱に投入する等の方法により主管課に配布する。この場合において、密封のままでは主管課を識別できない文書については、開封することができる。
(2) 文書を受領したときは、封筒又は開封した当該文書の余白に受付印(様式第1号)を押印するものとする。
(3) 受領した文書は、当日中に主管課に配布するものとする。
(4) 親展文書及び秘等の表示のしてある文書については、町長又は副町長あての文書は秘書人事課に、その他のものはそれぞれあて先人の属する課に配布する。
(5) 現金、金券及び有価証券は、金券等収受簿(様式第2号)に必要事項を記載し、主管課に送付して受領印を徴する。
(6) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いによる郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物集配簿(様式第3号)に必要事項を記載し、主管課に配布して受領印を徴する。
(7) 電報を受領したときは、余白に受領時刻を記載し、取扱者が押印して主管課に配布する。
(8) 審査請求その他の不服申立て、訴訟その他受付日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、余白に受領時刻を記入し、取扱者が押印する。
3 2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。
(通信回線を利用した文書の受領等)
第9条 前条の規定にかかわらず、文書の受領の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
2 通信回線を利用して電磁的記録を受領した場合は、各システムにより処理するものとする。ただし、文書責任者が文書の内容により判断し、許可した場合は、紙に出力し、文書管理システムを利用して受領することができる。
(主管課に到達した文書の取扱い)
第10条 主管課は、第8条の規定により文書の配布を受けたときは、各システムに必要な事項を登録するものとする。
(1) 法令等の定めにより紙保存が義務化されている文書
(2) 訴訟の対抗要件として紙保存の必要性が想定される文書
(3) 文書の形態から物理的に電子化が困難である文書
(4) 極端に量が多く電子化が困難である文書
(5) 決裁・供覧の手法が電子化に相応しくない文書
3 前項の規定により紙文書を電子化したときは、当該紙文書を廃棄するものとする。
(1) 挨拶状に類するもの
(2) 事務連絡で軽易なもの
(3) 新聞、雑誌、カタログその他これらに類するもの
(4) 前各号に掲げるもののほか文書取扱主任が要しないと認めたもの
(受領の際の誤配文書等の処理)
第11条 主管課に配布された文書(以下「配布文書」という。)のうち、その課の主管に属さないものがあるときは、総務課に返付するものとする。
2 配布文書で王寺町に属しないものは、主管課において返送又は転送の手続をとり、その旨を総務課に連絡しなければならない。
3 本町に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第12条 執務時間外に到達した文書は、当直する者(以下「当直者」という。)が収受し、次に定める手続により取り扱わなければならない。
(1) 当直者は、当直勤務中に到着した文書のうち、緊急と認められる文書については直ちに主管課長に通知し、宿日直日誌にその旨を記載しなければならない。
(2) 当直者は、到達した全ての文書及び物品をそれぞれ結束し、確実な方法で引き継がなければならない。
第3章 文書の起案及び回議
(1) 文書管理システム又は財務会計システムにおいて起案に係る全ての文書又は伝票を電子文書とすることができる場合 電子決裁
(2) 起案に係る文書又は財務会計に係る伝票の一部について電子文書とすることが困難又は不適当な場合 併用決裁
(3) 起案、承認又は決裁を行う者が各システムに登録されていない場合 紙決裁
2 前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。
(1) 配布文書で、単に上司の閲覧に供するものは、当該文書の余白に供覧する旨を記載して処理するものとする。
(2) 軽易な誤り等書類の不備を補充させるときは、付せん用紙(様式第4号)をもって処理することができる。
(起案文書の作成要領)
第14条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 原則として、1事案につき1起案とすること。ただし、密接な関係がある事案については、一括して起案すること。
(2) 保存年限、起案年月日等所定事項を記載すること。
(3) 件名は、起案の要旨を明らかにすること。
(4) 文案は、分かりやすい口語体とし、本文、理由、経過説明及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書にすること。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。
(5) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令等の条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添付すること。
(6) 経費を伴う事案については、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(7) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添えること。
(8) 文書の書式及び作成要領は、王寺町公文例規程(昭和41年12月王寺町規程第7号)に定めるところによること。
(9) 事案が2以上の課に関係するときは、最も関係のある課で起案すること。
(10) 加除訂正するときは、決裁し、又は専決する権限のある者の承認を得ること。
(11) 施行期限の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
(文書の発信者名義)
第15条 文書の発信者名義は、町長その他法令等の規定により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)としなければならない。ただし、文書の性質又は内容に応じて町長、副町長、部長、課長等の名義を用いることができる。
(回議)
第16条 起案文書は、王寺町事務決裁規程(平成3年9月王寺町訓令甲第2号)に定める決裁区分及び決裁順序に従い、原則として電子決裁により回議するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、併用決裁の方法により起案する場合は、起案用紙(電子併用)を出力し、必要な資料を添付して回議するものとする。この場合において、決裁を承認しようとする者は、文書管理システムにより承認処理をし、回議された起案用紙(電子併用)に当該承認を行った旨の表示をするものとする。
3 前項の場合において、起案文書のうち重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は秘密の取扱い若しくは急を要するものは、その内容を説明できる職員が携帯して回議し、又は合議しなければならない。
(合議)
第17条 起案文書のうち、その内容が他の部(王寺町部等設置条例(昭和54年12月王寺町条例第18号)第1条に規定する部等をいう。以下同じ。)又は課に関係のあるものは、その関係のある部等又は課に合議しなければならない。
2 前項の規定により合議を受けた部等又は課は、速やかにその内容について検討し、異議があるときは、主管課と協議しなければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(起案文書の返付、変更及び廃案)
第18条 収受文書の回議が終わったとき、及び起案文書の決裁が終わったときは、当該文書の担当者は、文書管理システムに処理事項を登録しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、財務会計システムの決裁が終わったときにあっては出納室、庶務事務システムの決裁が終わったときにあっては秘書人事課で管理するものとする。
第4章 文書の施行
(浄書)
第19条 文書の浄書は、主管課において行うものとする。この場合において、浄書をした者は、当該浄書をした文書を原議と照合しなければならない。
(令達番号簿)
第20条 条例若しくは規則を公布し、又は告示若しくは訓令を発するときは、総務課において令達番号簿(様式第5号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達番号簿は、条例、規則、告示及び訓令の各区分ごとに整理しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第21条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、町名及び文書の種別を表す文字を冠し、総務課においてその種類ごとに暦年による一連の令達番号簿の番号を付ける。
(2) 達及び指令は、町名を冠し、文書件名簿の番号を付ける。
(3) 往復文書には、町名の首字及び主管課等の首字を冠し、文書件名簿の番号を付ける。
(4) 文書件名簿の番号は、会計年度ごとに各業務において一連の番号を付ける。
(5) 往復文書については、1の事案が完結するまで同一の番号を用いる。
2 前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。
(公印等の使用)
第22条 施行する文書(第24条の規定により発送する文書を除く。)は、公印を管理する者の審査を受けた上で、その発信者名義に応じた公印を押印するものとする。
2 軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書については、公印を省略することができる。
3 前項の規定により公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。
4 前3項に定めるもののほか、公印の使用については、王寺町公印規程(昭和37年3月王寺町規程第1号)に定めるところによる。
(交付又は発送)
第23条 発送を要する文書は、文書管理システムに処理事項を登録し、記名及び押印の上交付又は発送の手続をとらなければならない。
2 前項の規定により発送する場合は、主管課において郵便発送簿に所要事項を記入の上、発送するものとする。
(電子メール及びファクシミリによる文書の発送等)
第24条 電子メール及びファクシミリにより施行する文書は、主管課において行うものとする。この場合において、電子メールによる施行は、電子メール本文に施行する文書を添付することにより行うものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の管理の原則)
第25条 文書の分類は、事務の体系に留意し、類似の事務ごとに各システムにより行うものとする。
2 電子文書は、各システムにより整理し、及び保存するものとする。
3 文書(電子文書を除く。以下この項及び次項において同じ。)は、常に整然と分類して整理し、必要なときは直ちに取り出せるよう保管するものとする。
4 文書の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
(1) 常時執務の用に供する帳簿 当該帳簿が閉鎖された日(加除式の帳簿から除冊されたものにあっては、除冊された日)
(2) 出納の証拠書類 当該出納のあった日
(3) 契約に関する文書 当該契約を締結した日
(4) 条例、規則、告示及び訓令 公布し、又は公示された日
(5) 争訟に関する文書 当該事件が完結した日
(6) 発送を要する文書 発送した日
(7) 前各号に規定する文書以外の文書 決裁又は供覧が終了した日
(文書の保存期間)
第27条 文書の保存期間の種別は、次のとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
(6) 1年未満
2 文書の保存期間は、別表に定める基準により、文書責任者が決定するものとする。ただし、別に定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)の「大分類共通」に係る文書については、総務課長が決定するものとする。
(文書の保存期間の起算)
第28条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度(以下「文書完結年度」という。)の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結日の属する年(以下「文書完結年」という。)の翌年の1月1日から起算する。
(文書の保管)
第29条 文書は、文書分類表により分類し、フォルダーに挟み込んだ上でボックスに収納し、事務室のキャビネットの一定の位置に保管(以下「保管文書」という。)するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、図面等は、別に総務課長が指示する方法により保管することができる。
3 事務室において文書を保管することができる期間は、文書の完結日から文書完結年度の翌年度の3月31日(暦年による文書にあっては、文書完結年の翌年の12月31日)までとする。
4 文書は、執務中を除き、自己の手元に置いてはならない。
(電磁的記録媒体の保管)
第30条 電子文書にあっては、総務課長が定めた文書管理システムに記録して保管し、電子文書以外の電磁的記録にあっては、前条の規定により保管しなければならない。
2 文書責任者は、電磁的記録の保管に当たっては、消滅、改ざん、漏えい等が生じないように適切に保管しなければならない。
3 文書責任者は、電磁的記録は、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(文書の保存)
第31条 主管課は、前2条の規定により保管した後引き続き保存する必要がある文書を、廃棄年度別に保存箱に収納し、書庫へ格納のうえ、棚番号を付するとともに文書管理システムに当該番号を登録のうえ、総務課に引き継ぐものとする。
2 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受ける際には、当該文書の整理状況及び保存期間の適否について審査するものとする。
3 総務課長は、前2項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の保存期間中書庫に保存(以下「保存文書」という。)し、貸出に供することができるように整理しておかなければならない。
(文書の貸出し)
第32条 総務課に文書の引継ぎを行った課の職員は、総務課長に申し出て、書庫において保存中の保存当該文書の貸出しを受けることができる。
2 貸出期間は、10日以内とする。
(文書の廃棄等)
第33条 総務課長は、書庫内において保存されている文書で、保存の必要がないと認めるもの及び保存期間が経過したものを廃棄しなければならない。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の文書責任者に協議するものとする。
2 事務室において保管されている保管文書で、保存の必要がないと認めるもの及び保存期間が経過したものについては、文書責任者が廃棄しなければならない。この場合において、文書責任者は総務課長に報告するものとする。
3 文書責任者は、文書の保存期間が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めたときは、総務課長と協議の上、当該文書の保存期間を延長することができる。
4 文書の廃棄は、次の区分に応じ行わなければならない。
(1) 文書(次号に掲げるものを除く。) 裁断、焼却、溶解その他適当な方法で、再現不可能な状態にして廃棄する。
(2) 電磁的記録 破壊及び完全消去等の方法で、再現不可能な状態にして廃棄する。
(出先機関における取扱い)
第34条 出先機関における文書の取扱いについて、文書責任者がこの規程によることが適当でないと認めるときは、総務課長と協議して他の手続により処理することができる。
第6章 補則
第35条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和7年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受し、又は起案した文書等について適用し、施行日前に収受し、又は起案した文書等については、なお従前の例による。ただし、施行日以後に起案した文書等のうち令和6年度の文書については、なお従前の例による。
3 施行日前に作成された帳票等で残存するものについては、当分の間、必要な調整をして引き続き使用することができる。
別表(第27条関係)
保存期間の種別 | 設定基準 |
永年 | (1) 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書 (2) 町議会の会議録及び議決書 (3) 町の沿革及び町史の資料となる重要な文書 (4) 町境及び字の区域変更に関する文書 (5) 重要な町有財産の取得、処分及び官民境界等に関する文書 (6) 決算書 (7) 町長の事務引継書 (8) 職員の履歴及び任免に関する文書 (9) 法律関係が10年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書 (10) 町施設の竣工図書及び官公庁届出書 (11) 訴訟、審査請求その他の不服申立て等に関する重要な文書 (12) 特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (13) 重要な表彰、叙位叙勲及び褒章に関する文書 (14) 寄付又は贈与の受納に関する重要な文書 (15) その他永年保存の必要がある文書 |
10年 | (1) 諮問、答申等に関する重要な文書 (2) 告示、通達に関する重要な文書 (3) 副町長の事務引継書 (4) 予算書 (5) 法律関係が5年を超える許可、認可及び契約等に関する文書 (6) 比較的重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (7) 補助金及び交付金に関する重要な文書 (8) 寄付又は贈与の受納に関する文書 (9) 請願及び陳情に関する文書 (10) 表彰に関する文書 (11) 統計、調査に関する重要な文書 (12) その他10年保存の必要がある文書 |
5年 | (1) 要望等に関する文書 (2) 給与等の支払に関する文書 (3) 臨時、非常勤職員の雇用に関する文書 (4) 法律関係が3年を超える許可、認可及び契約等に関する文書 (5) 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書 (6) 補助金、交付金に関する文書 (7) 調定伝票、支出伝票、支出負担行為等の財務会計に関する文書 (8) 統計、調査に関する文書 (9) その他5年保存の必要がある文書 |
3年 | (1) 法律関係が1年を超える許可、認可等に関する文書 (2) 出勤簿、時間外勤務命令等職員の勤務実態を証する文書 (3) 文書の収受及び発送に関する文書 (4) 照会、回答に関する文書 (5) 町の通知その他の往復文書 (6) 重要な復命書 (7) その他3年保存の必要がある文書 |
1年 | (1) 軽易な照会、回答に関する文書 (2) 軽易な往復文書、諸届、諸申請 (3) 当直日誌その他これに類する文書 (4) 部内、課内会議に関する文書 (5) 軽易な復命書 (6) 庁内連絡に関する文書 (7) その他1年を超えて保存する必要がない文書 |
1年未満 | その他の文書 |
［注］ 上記はすべて「原本」に関する保存期間であり、原本箇所以外で保存する「控」については、活用期間により1年ないし3年とする。
