○王寺町文書取扱規程
平成16年3月31日
告示第11号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理及び事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成されたものをいう。)記録であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) 総合行政ネットワーク 地方公共団体、国、住民等の間における情報交換の円滑化及び情報の共有による情報の高度利用を図るために、地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより、電子署名が行われ、送信される文書をいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 情報システム 電子計算機(ネットワーク、ハードウェア及びソフトウェア)等で構成され、種々のデータを処理するための仕組みをいう。
(7) 文書管理システム 情報システムを利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで総務課長が管理するものをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運用を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
(総括管理)
第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本町における文書事務を総括する。
2 総務課長は、文書事務について、常に改善を図るとともに必要があると認めるときは、調査を行い、又は指導するものとする。
(文書責任者)
第5条 文書事務を円滑かつ適正に処理させるため、課(王寺町役場処務規則(昭和32年8月王寺町規則第2号)第2条に規定する課並びに会計管理者の補助組織設置規則(昭和41年12月王寺町規則第11号)第1条に規定する出納室をいう。以下同じ。)に文書責任者を置き、当該課の長をもって充てる。
2 文書責任者は、課における次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(3) 文書の保存、保管及び廃棄に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
(文書取扱主任及び文書取扱担当)
第6条 課に文書取扱主任及び文書取扱担当を置く。
2 文書取扱主任は、係長(係長のいない場合は、あらかじめ課長が定めた職員)をもって充てる。
3 文書取扱担当は、課長が所属職員のうちから係(王寺町役場処務規則第2条に規定する内部組織の係をいう。以下同じ。)ごとに係の事務に精通している者を指名する。
4 課長は、文書取扱主任を定めたとき及び文書取扱担当を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任等の職務)
第7条 文書取扱主任は、文書責任者の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) その他文書処理に関すること。
2 文書取扱担当は、文書取扱主任の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を処理する。
(電子文書取扱主任)
第8条 第6条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指定することができる。
(到達した文書の取扱い)
第9条 本町に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、主管課に直接到達した文書は、当該主管課において受領することができる。
2 前項本文の規定により総務課において受領した文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 町長又は町あての文書を開封しないで、文書連絡箱に投入する等の方法により主管課に配布する。この場合において、密封のままでは主管課を識別できない文書については、開封することができる。
(2) 文書を受領したときは、封筒又は開封した当該文書の余白に受付印(様式第1号)を押印するものとする。
(3) 受領した文書は、当日中に主管課に配布するものとする。
(4) 親展文書及び秘等の表示のしてある文書については、町長又は副町長あての文書は政策推進課に、その他のものはそれぞれあて先人の属する課に配布する。
(5) 現金、金券及び有価証券は、金券等収受簿(様式第2号)に必要事項を記載し、主管課に送付して受領印を徴する。
(6) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いによる郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物集配簿(様式第3号)に必要事項を記載し、主管課に配布して受領印を徴する。
(7) 電報を受領したときは、余白に受領時刻を記載し、取扱者が押印して主管課に配布する。
(8) 審査請求その他の不服申立て、訴訟その他受付日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、余白に受領時刻を記入し、取扱者が押印する。
3 2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。
(通信回線を利用した文書の受領等)
第10条 前条の規定にかかわらず、文書の受領の処理は、通信回線を利用して行うことができる。
2 通信回線を利用して電磁的記録を受領した場合、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。ただし、文書責任者が文書の内容により判断し、許可した場合は、紙に出力せず、文書管理システムを利用して受領することができる。
(総合行政ネットワーク文書の受領等)
第11条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
2 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書管理システムを利用して当該文書に係る主管課へ配布する。
3 総合行政ネットワーク文書を受信した場合であっても、総務課長が適当と認めた場合は、当該文書の内容を速やかに用紙に出力し、速やかに当該文書に係る主管課に配布することができる。
2 前項の規定にかかわらず、親展文書及び秘等の表示のしてある文書は、開封しないで、封筒の余白に収受印を押印し、あて先人に配布しなければならない。
4 前条第2項の規定により収受した場合は、当該文書の内容を速やかに紙に出力するものとする。ただし、主管課長が電子文書の内容を判断し、許可した場合は、紙に出力せずに、文書管理システムを利用して処理するものとする。
(主管外文書の返付)
第13条 主管課に配布された文書(以下「配布文書等」という。)のうち、その課の主管に属さないものがあるときは、総務課に返付する。
(収受文書の返還等)
第14条 受領した文書で王寺町に属しないものは、主管課において返送又は転送の手続をとり、その旨を総務課に連絡しなければならない。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第15条 執務時間外に到達した文書は、当直する者が収受し、次に定める手続により取り扱わなければならない。
(1) 宿日直者は、当直勤務中に到着した文書のうち、緊急と認められる文書については直ちに主管課長に通知し、宿日直日誌にその旨を記載しなければならない。
(2) 当直者は、到達したすべての文書及び物品をそれぞれ結束し、確実な方法で引き継がなければならない。
(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)
第16条 本町に到達した文書のうち郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(文書処理の原則)
第17条 文書は、法令等の規定に従い、情勢に応じて的確かつ迅速に処理しなければならない。
2 文書の処理に当たっては、常に責任をもって行うとともに、その処理状況を明らかにしなければならない。
(起案)
第18条 起案は、次に掲げる場合を除き、文書管理システムにより作成した起案用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。
(1) 定例的に取扱う事案の処理を行う場合であって、一定の帳票により起案できるとき。
(2) 法令等の定めによるとき。
第19条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 事案が2以上の課に関係するときは、最も関係の深い課において起案する。
(2) 密接な関係がある事案は、できるだけ一括して起案する。
(3) 起案する文書には、件名並びに処理の理由、経過及び結論を簡明に記載し、必要があるときは、参考資料等を添付する。
(起案用紙を用いないもの)
第20条 配布文書等で、単に上司の閲覧に供するものは、当該文書の余白に供覧する旨を記載して処理するものとする。
2 軽易な誤り等書類の不備を補充させるときは、付せん用紙(様式第5号)をもって処理することができる。
(文書の書式及び作成要領)
第21条 文書の書式及び作成要領は、王寺町公文例規程(昭和41年12月王寺町規程第7号)に定めるところによらなければならない。
(文書の発信者名義)
第22条 文書の発信者名義は、町長その他法令等の規定により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)としなければならない。ただし、文書の性質又は内容に応じて町、副町長、部長、課長等の名義を用いることができる。
(回議)
第23条 起案した文書(以下「起案文書」という。)は、王寺町事務決裁規程(平成3年9月王寺町訓令甲第2号)に定める決裁順序により回議する。
(合議)
第24条 起案文書のうち、その内容が他の部(王寺町部等設置条例(昭和54年12月王寺町条例第18号)第1条に規定する部等をいう。以下同じ。)又は課に関係のあるものは、その関係のある部等又は課に合議しなければならない。
2 前項の規定により合議を受けた部等又は課は、速やかにその内容について検討し、異議があるときは、主管課と協議しなければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
(重要な起案文書等の回議及び合議)
第25条 起案文書のうち重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は秘密の取扱い若しくは急を要するものは、その内容を説明できる職員が携帯して回議し、又は合議しなければならない。
(起案文書の返付、変更及び廃案)
第26条 起案文書の決裁が終わったときは、当該文書を主管課に返付する。この場合において、主管課は、当該文書に決裁の年月日を記入するとともに、文書管理システムに処理事項を登録しなければならない。
2 文書責任者は、回議し、又は合議した起案文書の内容に重大な変更があったとき、又は起案文書が廃案になったときは、その旨を回議し、又は合議した者に連絡しなければならない。
3 前項の規定により廃案となった起案文書は、起案用紙の右上部にその旨を朱書しなければならない。
(浄書)
第27条 文書の浄書は、主管課において行うものとする。この場合において、浄書をした者は、当該浄書をした文書を原議と照合しなければならない。
(令達番号簿)
第28条 条例若しくは規則を公布し、又は告示若しくは訓令を発するときは、総務課において令達番号簿(様式第6号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達番号簿は、条例、規則、告示及び訓令の各区分ごとに整理しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第29条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、町名及び文書の種別を表す文字を冠し、総務課においてその種類ごとに暦年による一連の令達番号簿の番号を付ける。
(2) 達及び指令は、町名を冠し、文書件名簿の番号を付ける。
(3) 往復文書には、町名の首字及び主管課等の首字を冠し、文書件名簿の番号を付ける。
(4) 文書件名簿の番号は、会計年度ごとに各業務において一連の番号を付ける。
(5) 往復文書については、1の事案が完結するまで同一の番号を用いる。
2 前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。
(公印等の使用)
第30条 施行する文書(第32条の規定により発送する文書を除く。)は、公印を管理する者の検印を受けた上で、その発信者名義に応じた公印を押印し、原議との間に契示印を押印しなければならない。
2 軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書については、公印及び契示印を省略することができる。
3 前項の規定により公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。
4 前3項に定めるもののほか、公印の使用については、王寺町公印規程(昭和37年3月王寺町規程第1号)に定めるところによる。
(交付又は発送)
第31条 発送を要する文書は、文書管理システムに処理事項を登録し、記名、押印の上交付又は発送の手続をとらなければならない。
2 前項の規定により発送する場合は、主管課において郵便発送簿に所要事項を記入の上、発送するものとする。
(1) 第30条第1項の規定により公印を押印しなければならない文書 総合行政ネットワーク
(2) 第30条第2項の規定により公印の押印を省略することができる文書で、秘密の保持又は個人に関する情報の保護を要しないもの 電子メール又はファクシミリ
(総合行政ネットワーク文書の発送等)
第33条 総合行政ネットワーク文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行する電子文書に電子署名を付与しようとするものは、当該電子文書及び当該電子文書の施行に係る原議を添えてその電子署名に相当する公印を管理する者の検印を受けなければならない。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定により検印を受けたことを確認し、電子文書と原議とを照合審査し、相違がないことを確認した後、電子署名を付与するものとする。
4 電子署名を付与した電子文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。
5 この条に定めるもののほか、電子署名の付与に関し必要な事項は別に定める。
(電子メール及びファクシミリによる文書の発送等)
第34条 電子メール及びファクシミリにより施行する文書は、主管課において行うものとする。この場合において、電子メールによる施行は、電子メール本文に施行する文書を添付することにより行うものとする。
(文書の管理の原則)
第35条 文書は、常に系統的に分類し、及び整理して必要なときに直ちに取り出せるようにするとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講じなければならない。
2 重要な文書は、非常災害時に際して適切な処置が行えるように、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。
(文書の完結日)
第36条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 常時執務の用に供する帳簿は、当該帳簿が閉鎖された日(加除式の帳簿から除冊されたものにあっては、除冊された日)
(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約に関する文書は、当該契約を締結した日
(4) 条例、規則、告示及び訓令は、公布し、又は公示された日
(5) 争訟に関する文書は、当該事件が完結した日
(6) 発送を要する文書は、発送した日
(7) 前各号に規定する文書以外の文書は、決裁又は供覧が終了した日
2 文書取扱主任は、文書が完結したときは、文書管理システムに処理事項を登録しなければならない。
(文書の保存期間)
第37条 文書の保存期間の種別は、次のとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 文書の保存期間は、別表に定める基準により、文書責任者が決定するものとする。ただし、別に定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)の「大分類共通」に係る文書については、総務課長が決定するものとする。
(文書の保存期間の起算)
第38条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度(以下「文書完結年度」という。)の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、文書の完結日の属する年(以下「文書完結年」という。)の翌年の1月1日から起算する。
(文書の保管)
第39条 文書は、文書分類表により分類し、フォルダーに挟み込んだ上でボックスに収納し、事務室のキャビネットの一定の位置に保管するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、図面等は、別に総務課長が指示する方法により保管することができる。
3 事務室において文書を保管することができる期間は、文書の完結日から文書完結年度の翌年度の3月31日(暦年による文書にあっては、文書完結年の翌年の12月31日)までとする。
4 文書は、執務中を除き、自己の手元に置いてはならない。
(電磁的記録媒体の保管)
第40条 電子文書にあっては、総務課長が定めた文書管理システムに記録して保管し、電子文書以外の電磁的記録にあっては、前条の規定により保管しなければならない。
2 文書責任者は、電磁的記録の保管に当たっては、消滅、改ざん、漏えい等が生じないように適切に保管しなければならない。
3 文書責任者は、電磁的記録は、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(文書の保存)
第41条 前2条の規定により保管した後引き続き保存する必要がある文書は、総務課に引き継ぐものとする。
2 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受ける際には、当該文書の整理状況及び保存期間の適否について審査するものとする。
3 総務課長は、前2項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の保存期間中書庫に保存し、貸出に供することができるように整理しておかなければならない。
(文書の貸出し)
第42条 総務課に文書の引継ぎを行った課の職員は、総務課長に申し出て、書庫において保存中の当該文書の貸出しを受けることができる。
2 貸出期間は、10日以内とするものとする。
(文書の廃棄等)
第43条 総務課長は、書庫内において保存されている文書で、保存の必要がないと認めるもの及び保存期間が経過したものを廃棄しなければならない。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の文書責任者に協議するものとする。
2 事務室において保管されている文書で、保存の必要がないと認めるもの及び保存期間が経過したものについては、文書責任者が廃棄しなければならない。この場合において、文書責任者は総務課長に報告するものとする。
3 文書責任者は、文書の保存期間が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めたときは、総務課長と協議の上、当該文書の保存期間を延長することができる。
4 文書の廃棄は、次の区分に応じ行わなければならない。
(1) 文書(次号に掲げるものを除く。) 裁断、焼却、溶解その他適当な方法で、再現不可能な状態にして廃棄する。
(2) 電磁的記録 破壊及び完全消去等の方法で、再現不可能な状態にして廃棄する。
(出先機関における取扱い)
第44条 出先機関における文書の取扱いについて、文書責任者がこの規程によることが適当でないと認めるときは、総務課長と協議して他の手続により処理することができる。
(施行の細目)
第45条 この規程の施行に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
(文書編さん保存規程の廃止)
2 文書編さん保存規程(昭和41年12月王寺町規程第8号)は、廃止する。
附則(平成18年告示第58号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年告示第84号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年告示第27号)
この規程は、告示の日から施行する。
附則(平成22年告示第19号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年告示第54号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成25年告示第14号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成28年告示第6号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令甲第2号)
この告示は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第37条関係)
保存期間の種別 | 設定基準 |
永年 | (1) 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書 (2) 町議会の会議録及び議決書 (3) 町の沿革及び町史の資料となる重要な文書 (4) 町境及び字の区域変更に関する文書 (5) 重要な町有財産の取得、処分及び官民境界等に関する文書 (6) 決算書 (7) 町長の事務引継書 (8) 職員の履歴及び任免に関する文書 (9) 法律関係が10年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書 (10) 町施設の竣工図書及び官公庁届出書 (11) 訴訟、審査請求その他の不服申立て等に関する重要な文書 (12) 特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (13) 重要な表彰、叙位叙勲及び褒章に関する文書 (14) 寄付又は贈与の受納に関する重要な文書 (15) その他永年保存の必要がある文書 |
10年 | (1) 諮問、答申等に関する重要な文書 (2) 告示、通達に関する重要な文書 (3) 副町長の事務引継書 (4) 予算書 (5) 法律関係が5年を超える許可、認可及び契約等に関する文書 (6) 比較的重要な原簿、台帳その他これに類する文書 (7) 補助金及び交付金に関する重要な文書 (8) 寄付又は贈与の受納に関する文書 (9) 請願及び陳情に関する文書 (10) 表彰に関する文書 (11) 統計、調査に関する重要な文書 (12) その他10年保存の必要がある文書 |
5年 | (1) 要望等に関する文書 (2) 給与等の支払に関する文書 (3) 臨時、非常勤職員の雇用に関する文書 (4) 法律関係が3年を超える許可、認可及び契約等に関する文書 (5) 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書 (6) 補助金、交付金に関する文書 (7) 調定伝票、支出伝票、支出負担行為等の財務会計に関する文書 (8) 統計、調査に関する文書 (9) その他5年保存の必要がある文書 |
3年 | (1) 法律関係が1年を超える許可、認可等に関する文書 (2) 出勤簿、時間外勤務命令等職員の勤務実態を証する文書 (3) 文書の収受及び発送に関する文書 (4) 照会、回答に関する文書 (5) 町の通知その他の往復文書 (6) 重要な復命書 (7) その他3年保存の必要がある文書 |
1年 | (1) 軽易な照会、回答に関する文書 (2) 軽易な往復文書、諸届、諸申請 (3) 当直日誌その他これに類する文書 (4) 部内、課内会議に関する文書 (5) 軽易な復命書 (6) 庁内連絡に関する文書 (7) その他1年を超えて保存する必要がない文書 |
［注］ 上記はすべて「原本」に関する保存期間であり、原本箇所以外で保存する「控」については、活用期間により1年ないし3年とする。
